Vanaf 1 maart 2024 ben je wettelijk verplicht om elektronisch te factureren aan overheidsdiensten, waaronder de gemeente en het OCMW. Dit voor overheidsopdrachten die een waarde hebben ≥ € 3.000 (excl. btw).
Als je de facturatie van een opdracht van minstens € 3.000 (excl. btw) opdeelt in meerdere facturen die lager zijn dan € 3.000 (excl. btw)), geldt deze verplichting ook voor die facturen.
Elektronisch factureren zorgt voor een snellere uitbetaling en minder kans op fouten en fraude. De financiële dienst kan de facturen vlotter verwerken. Ook voor bedragen onder de € 3.000 is het dus interessant om over te stappen naar e-facturatie.
Bovendien is vanaf 1 januari 2026 e-facturatie verplicht voor alle Belgische BTW-plichtige ondernemingen in B2B-relaties.
Wat is een elektronische factuur (e-factuur)?
E-facturatie is een factuur in xml-formaat die verzonden wordt via het Europese Peppolnetwerk. Een factuur in pdf-formaat is dus geen elektronische factuur.
De meeste facturatiepakketten ondersteunen het versturen van facturen via PEPPOL. Zelfs indien je niet beschikt over een boekhoud- en/of facturatiepakket kan je steeds een e-factuur opmaken via het gratis Mercurius-portaal.
Peppol-ID
Je kan ons makkelijk terugvinden via onze Peppol-ID:
- Gemeente ID (0208:) 0207689965
- OCMW ID (0208:) 0212343391
Welke info moet je e-factuur bevatten?
- ondernemingsnummer van de gemeente (0207.689.965) of het OCMW (0212.343.391)
- het bestel- of verbintenisnummer via het veld "orderreference" of "PO-nummer" op volgende manier:
- bestelbon Gemeente: BB/G/20XX/XX
- verbintenis Gemeente: VB/G/20XX/XX
- bestelbon OCMW: BB/O/20XX/XX
- verbintenis OCMW: VB/O/20XX/XX
- omschrijving en datum van dienst/levering
- het juiste btw-percentage
- BTW nummer van de verkoper
- IBAN nummer van de verkoper
Stuur per bestelbon een afzonderlijke factuur.
Zorg ervoor dat het XML-bestand alle gegevens bevat. Doe je dit niet, dan raden wij jou aan om de originele PDF mee te sturen bij de e-factuur.
Verstuur je factuur slechts éénmaal via e-facturatie. Facturen of duplicaten op papier en via e-mail worden niet behandeld.
Niet-btw-plichtige rechtspersoon
Zowel de gemeente als het OCMW zijn een niet-btw-plichtige rechtspersoon. Dit wil zeggen dat de verleggingsregeling bij werken in onroerende staat of bij intracommunautaire levering niet mag toegepast worden. Er dient steeds BTW aangerekend te worden cfr. regels B2C